Executive Secretary

إدارة جدول الرئيس التنفيذي اليومي/الأسبوعي، وترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية وتأكيد الحضور.إعداد وتنظيم أجندة الاجتماعات (Executive Agenda) وتجهيز ملفات الاجتماع (Briefing Pack) ومحاضر الاجتماعات عند التكليف.متابعة مخرجات الاجتماعات وقرارات الرئيس التنفيذي وتوثيقها وإرسالها للجهات المعنية ومتابعة الإغلاق وفق المدد الزمنية.إدارة المراسلات الرسمية الواردة والصادرة (خطابات، مذكرات، بريد إلكتروني) وفق أساليب الكتابة الرسمية المعتمدة.تنسيق الاتصالات مع مجلس الإدارة/اللجان (عند التكليف) وتسهيل تمرير المتطلبات عبر القنوات الرسمية.تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية لمكتب الرئيس التنفيذي وأرشفتها وفق سياسة حفظ الوثائق والسرية.إعداد عروض مختصرة وتقارير متابعة دورية للرئيس التنفيذي (Status Updates) حسب التوجيهات.تنسيق ترتيبات السفر (حجوزات، تأشيرات، خط سير، اجتماعات خارجية) وإعداد جدول الزيارات.استقبال الزوار/الضيوف لكبار المسؤولين وترتيب البروتوكولات والضيافة وفق سياسة الشركة.التنسيق مع الإدارات المختلفة للحصول على المعلومات المطلوبة للرئيس التنفيذي وتلخيصها بشكل واضح.متابعة التزامات الرئيس التنفيذي (موافقات، توقيعات، اعتمادات) وضمان عدم تعطل العمليات.الالتزام الصارم بالسرية المهنية وعدم تداول بيانات داخلية أو معلومات جوهرية غير معلنة.دعم مبادرات الحوكمة والامتثال ذات الصلة بمكتب الرئيس التنفيذي (تدقيق، سياسات، نماذج) حسب الحاجة.تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها الرئيس التنفيذي ضمن نطاق الوظيفة.المؤهلات والشروط المطلوبة :سعودي/ه الجنسيةدبلوم أو بكالوريوس (إدارة أعمال، سكرتارية تنفيذية، إدارة مكتبية أو ما يعادلها).خبرة لا تقل عن 3–5 سنوات في سكرتارية تنفيذية/مكتب إدارة عليا (يفضل ببيئة شركات مساهمة أو شركات كبيرة).إجادة عالية لبرامج Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) وإدارة البريد والتقويم.إجادة العربية كتابةً وصياغةً، وإجادة الإنجليزية (يفضل مستوى مهني).المهارات والكفاءات.سرية عالية ونزاهة والتزام بالحوكمة.تنظيم ممتاز وإدارة وقت وأولويات تحت ضغط.مهارات كتابة محاضر وخطابات رسمية وصياغة بريد احترافي.تواصل ممتاز وبروتوكول وتعامل راقٍ مع أصحاب المناصب العليا.دقة عالية في المتابعة وإغلاق المهام (Follow-up & Closure).#J-18808-Ljbffr