Executive Secretary

<ul><li>إدارة جدول الرئيس التنفيذي اليومي/الأسبوعي، وترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية وتأكيد الحضور.</li><li>إعداد وتنظيم أجندة الاجتماعات (Executive Agenda) وتجهيز ملفات الاجتماع (Briefing Pack) ومحاضر الاجتماعات عند التكليف.</li><li>متابعة مخرجات الاجتماعات وقرارات الرئيس التنفيذي وتوثيقها وإرسالها للجهات المعنية ومتابعة الإغلاق وفق المدد الزمنية.</li><li>إدارة المراسلات الرسمية الواردة والصادرة (خطابات، مذكرات، بريد إلكتروني) وفق أساليب الكتابة الرسمية المعتمدة.</li><li>تنسيق الاتصالات مع مجلس الإدارة/اللجان (عند التكليف) وتسهيل تمرير المتطلبات عبر القنوات الرسمية.</li><li>تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية لمكتب الرئيس التنفيذي وأرشفتها وفق سياسة حفظ الوثائق والسرية.</li><li>إعداد عروض مختصرة وتقارير متابعة دورية للرئيس التنفيذي (Status Updates) حسب التوجيهات.</li><li>تنسيق ترتيبات السفر (حجوزات، تأشيرات، خط سير، اجتماعات خارجية) وإعداد جدول الزيارات.</li><li>استقبال الزوار/الضيوف لكبار المسؤولين وترتيب البروتوكولات والضيافة وفق سياسة الشركة.</li><li>التنسيق مع الإدارات المختلفة للحصول على المعلومات المطلوبة للرئيس التنفيذي وتلخيصها بشكل واضح.</li><li>متابعة التزامات الرئيس التنفيذي (موافقات، توقيعات، اعتمادات) وضمان عدم تعطل العمليات.</li><li>الالتزام الصارم بالسرية المهنية وعدم تداول بيانات داخلية أو معلومات جوهرية غير معلنة.</li><li>دعم مبادرات الحوكمة والامتثال ذات الصلة بمكتب الرئيس التنفيذي (تدقيق، سياسات، نماذج) حسب الحاجة.</li><li>تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها الرئيس التنفيذي ضمن نطاق الوظيفة.</li></ul><p><strong>المؤهلات والشروط المطلوبة :</strong></p><ul><li>سعودي/ه الجنسية</li><li>دبلوم أو بكالوريوس (إدارة أعمال، سكرتارية تنفيذية، إدارة مكتبية أو ما يعادلها).</li><li>خبرة لا تقل عن 3–5 سنوات في سكرتارية تنفيذية/مكتب إدارة عليا (يفضل ببيئة شركات مساهمة أو شركات كبيرة).</li><li>إجادة عالية لبرامج Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) وإدارة البريد والتقويم.</li><li>إجادة العربية كتابةً وصياغةً، وإجادة الإنجليزية (يفضل مستوى مهني).</li><li>المهارات والكفاءات.</li><li>سرية عالية ونزاهة والتزام بالحوكمة.</li><li>تنظيم ممتاز وإدارة وقت وأولويات تحت ضغط.</li><li>مهارات كتابة محاضر وخطابات رسمية وصياغة بريد احترافي.</li><li>تواصل ممتاز وبروتوكول وتعامل راقٍ مع أصحاب المناصب العليا.</li><li>دقة عالية في المتابعة وإغلاق المهام (Follow-up&Closure).</li></ul>#J-18808-Ljbffr